Gerentes de projeto e gestores: como criar, configurar e planejar um projeto.

1.1. Na página inicial do OpenProject, vá até a opção "Selecionar um projeto".

1.2. Pesquise pelo tipo de projeto desejado e clique no resultado da busca:

As possíveis opções de pesquisa são:
- Template DINTEC/AGETIC: modelo padrão de projetos.
- Template DINTEC/AGETIC - Elaboração de ETP: projeto para elaboração do documento.
- Template AGETIC - Renovação de Contratos: projeto para renovação contratual.

1.3. Dentro do template, clique no ícone de "+" e selecione a opção "+ Projeto":

1.4. Um formulário será aberto, preencha os dados e clique em 'Salvar':

CAMPOS DO FORMULÁRIO

• Usar modelo: utilize o modelo de projeto desejado:
  • Template DINTEC/AGETIC: modelo padrão de projetos.
  • Template DINTEC/AGETIC - Elaboração de ETP: projeto para elaboração do documento.
  • Template AGETIC - Renovação de Contratos: projeto para renovação contratual.
    
    

• Nome: Identifique a unidade responsável e o nome do projeto, separados por um caractere de pipe. Exemplos:
  • SEIN | Time 3 | Nome do Projeto
  • SECLI | Manutenção | Nome do Projeto
    
  • SERT | Infra | Nome do Projeto
  • DINTEC | Nome do Projeto
    
    

• Subprojeto de: Selecione "09 - AGETIC"

Depois clique em 'Salvar'. Ele irá criar o projeto e direcionar para a página principal.

2.1.1. Na página principal do projeto, terá um widget com a "DESCRIÇÃO DO PROJETO", preencha os campos necessários. Detalhes de como efetuar o preenchimento podem ser consultados aqui.

2.2.1. Na página principal do projeto, terá um widget com os "DETALHES DO PROJETO". Preencha os campos necessários:

CAMPOS PARA PREENCHIMENTO

• Unidade Responsável: selecione a unidade responsável pela execução do projeto (SECLI, SERT, SEIN ou DINTEC).
  
  
• Categoria 1: selecione a subdivisão responsável pelo projeto.
  • No caso da SECLI: Manutenção ou Suporte. 
  • No caso da SERT: CFTV, Infra, Rede ou Telefonia.
  • No caso da SEIN: Time 1, Time 2, Time 3, Time 4, Time 5 ou Time de Gestão.
  • No caso da DINTEC não é necessário selecionar nada nesta opção.
    
    
• Categoria 2: não é necessário preencher.
  
  
• Categoria 3: não é necessário preencher.
  
  
• Categoria 4: não é necessário preencher.
  
  
• Situação: não mudar ainda, manter como 'Em fila'.
  
  
• Feedback: por padrão é diário, em casos específicos pode ser alterado.
  
  
• Nº Processo SEI: preencha com o número do processo, se houver. Deixe em branco se não houver vínculo com processo.
  
  
• Planejamento: se o projeto estiver alinhado com o PDTIC, selecione o PDTIC correspondente. Deixe em branco se não houver vínculo.
  
  
• Planejamento/Objetivo: se o projeto estiver alinhado com o PDTIC, selecione o objetivo do PDTIC correspondente. Deixe em branco se não houver vínculo.

2.3.1. No final da página "Visão Geral" terá um widget destinado aos membros do projeto, clique em "+ Membro" e inclua os membros necessários, como o responsável técnico, a chefia do setor, entre outros:

2.3.2. A pesquisa deverá ser feita pelo nome de usuário, não esqueça de selecionar o cargo antes de clicar em "Adicionar":

2.4.1. Na página principal do projeto, terá um widget com o "TERMO DE ABERTURA DO PROJETO", preencha os campos necessários. Detalhes de como efetuar o preenchimento podem ser consultados aqui.

2.5.1. Agora vá até a opção "Pacotes de trabalho" no menu lateral:

2.5.2.1. Encontre os seguintes pacotes de trabalho:

• Selecionar o responsável técnico
• Selecionar outras partes interessadas
  

  

  
  
  
• Unidade responsável
• Categoria 01
• Planejamento (vínculo com PDTIC)
• Planejamento/Objetivo (número do objetivo do PDTIC)
  

  
  
  

• Objetivo do projeto
  
  
  
• [What] Escopo e Entrega do Projeto
• [Why] Justificativa do Projeto
• [Where] Onde
• [Who] Responsável e Partes Interessadas
• [When] Período de Execução
• [How Much] Custo Estimado
  

  

2.5.2.2. Efetue o seguinte procedimento para cada um dos pacotes de trabalho:

1. Atribua o responsável pela conclusão.
2. Insira a data de início.
3. Insira a data de conclusão.
4. Altere o progresso para 100%.*

* Todas as atividades mencionadas, em teoria, já foram concluídas durante o processo de configuração do projeto. Caso alguma atividade não tenha sido finalizada, independentemente do motivo específico, atribua o responsável e defina uma previsão para as datas de início e conclusão.

2.5.3.1. Encontre os seguintes pacotes de trabalho:

• Criar repositório ou utilizar repositório existe / Criar documentação no repositório.
• Linkar o repositório e a documentação no tópico 2 da descrição do projeto.
• Realizar o preenchimento inicial da documentação.
  

  
  
  

• Incluir as tarefas necessárias para a entrega do projeto na fase de execução.
• Atribuir os responsáveis pelas tarefas de execução.
  

  

2.5.3.2. Efetue o seguinte procedimento para cada um dos pacotes de trabalho:

1. Atribua os pacotes de trabalho ao responsável técnico.
2. Defina a data de início como a data corrente.
3. Defina a data de conclusão como o próximo dia útil.

2.5.4.1. Encontre os seguintes pacotes de trabalho:

• Preencher o cronograma das tarefas de execução.
  

  

  
  

• Validar os artefatos (detalhes, descrição, termo de abertura, tarefas e cronograma de execução).
  

  

2.5.4.2. Efetue o seguinte procedimento para cada um dos pacotes de trabalho:

1. Atribua os pacotes de trabalho a chefia imediata da lotação.
2. Defina o prazo como 3 dias úteis, iniciando na data corrente.

2.5.5.1. Encontre os seguintes pacotes de trabalho da fase de encerramento do projeto:

• Elaborar o relatório final
• Validar o relatório final
• Validar entrega do objeto do projeto
  

  

 2.5.5.2. Faça a atribuição das tarefas:

• Elaborar o relatório final: responsável técnico.
• Validar o relatório final: chefia imediata da lotação.
• Validar entrega do objeto do projeto: chefia imediata da lotação.
  

 2.5.5.3. Defina a data de início/conclusão das tarefas:

• Elaborar o relatório final:
  • Para projetos com duração igual ou superior a 3 meses, o início deve ocorrer 1 a 2 semanas antes da tarefa de validação, com duração máxima de 10 dias úteis.
  • Para projetos com duração inferior a 3 meses, a elaboração deve iniciar até 1 semana antes da tarefa de validação.
    
    
• Validar o relatório final:
  • Para projetos com duração igual ou superior a 3 meses, o início deve ocorrer 1 a 2 semanas antes do prazo final, com duração máxima de 10 dias úteis.
  • Para projetos com duração inferior a 3 meses, a validação deve iniciar até 1 semana antes do prazo final.
    
    
• Validar entrega do objeto do projeto:
  • A data de validação deve corresponder ao prazo final do tempo estimado para execução informado no termo de abertura do projeto.

2.5.5.4. Encontre o seguinte pacote de trabalho:

• Cadastrar o cronograma da fase de encerramento.
  

  

• Atribua o responsável pela conclusão.
• Insira a data de início.
• Insira a data de conclusão.
• Altere o progresso para 100%.

2.5.6.1. Encontre o seguinte pacote de trabalho:

• Alterar a situação do projeto para "Em Execução".
  

  

• Atribua o responsável pela tarefa.
• Insira a data de início da tarefa.
• Na "Visão Geral > Detalhes do Projeto", altere a situação do projeto para "Em Execução".
• Insira a data de conclusão da tarefa.
• Altere o progresso da tarefa para 100%.

2.5.7.1. Verifique se toda a parte de documentação da fase de planejamento está conforme o esperado.

2.5.7.2. Verifique se todas as tarefas da fase de execução estão conforme o esperado.

2.5.7.3. Caso todas as verificações estejam conforme o esperado:

• Cadastre um cronograma para cada tarefa da fase de execução do projeto.
  • Data de início: deverá ser a data em que o projeto foi repassado ao responsável técnico.
  • Data de conclusão: deverá ser 1 dia antes do início do prazo para elaboração do relatório final.
• Encontre os seguintes pacotes de trabalho:
  • Preencher o cronograma das tarefas de execução
    

    

     
  • Validar os artefatos (detalhes, descrição, termo de abertura, tarefas e cronograma de execução)
    

    

    
    
  • Em ambos pacotes de trabalho:
    • Atribua o responsável pela conclusão.
    • Insira a data de início.
    • Insira a data de conclusão.
    • Altere o progresso para 100%.

2.5.7.4. Caso algum problema seja detectado durante a verificação:

• Encontre o seguinte pacote de trabalho:
  • Validar os artefatos (detalhes, descrição, termo de abertura, tarefas e cronograma de execução)
    

    

    
    
• Atribua o responsável pela conclusão.
• Ajuste o cronograma.
• Informe o responsável técnico sobre as pendências existentes.
• Aguarde o responsável técnico realizar as alterações e realize o processo de validação novamente.