Considerações de conclusão

Como preencher as considerações de conclusão das atividades executadas.

Acessando o plano de trabalho

Atenção!

Para realizar este procedimento, é necessário que o usuário tenha clicado ao menos uma vez no botão "Iniciar Execução" do respectivo plano de trabalho. Este botão fica disponível no final da página assim que o gestor aceita a pactuação do plano de trabalho.

Em sua página inicial, na seção "Planos de trabalho", clique no ícone de olho disponível no final da linha do plano de trabalho desejado.

Preenchendo as atividades

ATENÇÃO!

Só é possível preencher e editar atividades que ainda não foram avaliadas pela chefia.
Se for preciso alterar uma atividade avaliada, consulte o procedimento aqui.

Na visualização do plano de trabalho, na aba "Lista" cada atividade irá ocupar uma linha e ainda não estará vinculada a uma data específica. Para preencher as considerações de conclusão, vá até a atividade desejada e clique no ícone de lápis disponível no final da linha.

Selecione a situação atual da tarefa na lista suspensa, preencha todos os campos necessários e clique em "Salvar". Pronto, considerações de conclusão feitas.

Repita esse passo a passo para cada atividade a ser preenchida.

Guia dos campos a serem preenchidos:

1. SITUAÇÃO

O sistema oferece três opções de situação para gerenciar suas atividades: Programada, Em Execução e Concluída.

Programada:

• Utilize este status para atividades que ainda não foram iniciadas ou concluídas.
• Na necessidade de correção das atividades pactuadas, a atividade a ser excluída obrigatoriamente precisa ter seu status definido como "Programada".

Em Execução:

Não recomendamos o uso dessa função devido à configuração de time-out do sistema. Caso o usuário esqueça de relogar antes de iniciar a inserção de dados ou não salvar a cada nova informação, os dados podem ser perdidos devido ao tempo limite do sistema.

• Este status permite que você preencha a descrição da atividade ao longo do dia de trabalho.
• Tenha cuidado ao preencher:
  • A cada nova informação, relogue no sistema antes de iniciar a inclusão de dados.
  • Salve o que foi escrito após cada alteração para evitar perda de dados devido ao tempo limite do sistema.

Concluída:

Utilize este status para atividades que foram completamente finalizadas e apenas o registro no sistema precisa ser concluído.

2. DATA DE INÍCIO E DATA DE FIM

As datas e horas de início e fim correspondem ao período de execução de uma atividade.

Por exemplo, em uma atividade que representa um dia de trabalho de 8 horas, o preenchimento poderá ser: [Data de Início: DATA ATUAL - 07h] e [Data de Fim: DATA ATUAL - 17h]. Não há problema se o intervalo de almoço estiver incluído, pois o campo não contabilizará o tempo total, apenas registrará os horários de início e fim da atividade.

Para uma atividade de férias de 5 dias úteis, se a data de início for, por exemplo, 20/05/2024, o preenchimento poderá ser: [Data de Início: 20/05/2024 - 07h] e [Data de Fim: 24/05/2024 - 17h].

3. TEMPO GASTO PARA REALIZAR A ATIVIDADE (EM HORAS)

Neste campo, deve-se registrar quantas horas foram efetivamente gastas na execução da atividade. O tempo deve ser expresso em casas decimais, com no máximo uma casa decimal. Exemplo: 7,2 horas.

É importante que o tempo registrado tenha no máximo 10% de diferença em relação ao tempo ofertado para a atividade. Caso haja uma diferença significativa entre o tempo executado e o tempo ofertado, a recomendação é excluir a atividade e incluir uma nova que corresponda melhor ao tempo de execução real.

Para a execução de horas extras, consulte sua chefia imediata para realizar um controle externo ao sistema, para futuras compensações de carga horária.

4. CAMPO DESCRIÇÃO (EM CINZA)

Este campo é preenchido durante a fase de planejamento do plano de trabalho e serve como uma referência para os objetivos da tarefa cadastrada. Se o campo estiver em branco, não há problema; isso apenas indica que nenhuma descrição foi incluída no planejamento da atividade.

5. DESCRIÇÃO DA ENTREGA

Neste campo, você deve preencher as considerações de conclusão da atividade, detalhando tudo o que foi realizado para entregar o que foi previsto. Utilize o maior nível de detalhamento possível e inclua evidências, como números de processos no SEI, código de documentos relevantes, e descrições das discussões ocorridas durante reuniões, entre outros.

Observe que o campo aceita apenas texto, sem a possibilidade de incluir anexos, e está limitado a 2000 caracteres. É possível utilizar quebras de linha para melhor organizar o conteúdo.

A aba "Quadro Kanban"

Recomendamos que o uso da aba "Quadro Kanban" seja feito apenas para visualização, facilitando o acompanhamento das atividades concluídas, mas nunca para efetuar a conclusão de uma atividade.

A avaliação do plano de trabalho exige que as atividades tenham suas entregas descritas detalhadamente. Utilizar o quadro Kanban para concluir atividades impede a descrição das considerações de conclusão necessárias. Além disso, ao mover uma atividade no quadro Kanban, os horários de início e fim serão registrados conforme o momento da movimentação, contabilizando o tempo total sem considerar intervalos, como o horário de almoço.

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FAQ

Pergunta: Preciso excluir ou alterar alguma informação de uma atividade, mas a chefia imediata já avaliou e agora está bloqueada para edição. O que faço?

A avaliação de uma atividade é uma ação irreversível no sistema, o que impossibilita qualquer modificação nos parâmetros da atividade via interface do sistema após sua avaliação. Para ser realizada uma correção, é necessário que a chefia imediata da lotação registre um chamado autorizando a alteração. No caso de a alteração referir-se ao plano de trabalho da própria chefia imediata, o chamado deverá ser aberto por um servidor hierarquicamente superior. O registro do chamado pode ser feito mediante o envio de um e-mail para suporte.agetic@ufms.br ou acessando o link https://suporte.ufms.br/ (utilizando as credenciais do passaporte UFMS).

ATENÇÃO!

Cabe destacar que este procedimento aplica-se exclusivamente a alterações em atividades que já foram avaliadas. Para atividades que ainda não foram avaliadas, quaisquer alterações, incluindo a exclusão, devem ser realizadas diretamente pela interface do sistema.

Modelo de chamado: para alteração de atividades já avaliadas.

Sistema: SISPGD Solicitação: Correção de informações de atividades do plano de trabalho. Sobre o plano de trabalho: Unidade: Nome do usuário do plano de trabalho: Passaporte UFMS do usuário do plano de trabalho: Link do plano de trabalho que precisa ser alterado:  Sobre a correção: 1. O que precisa ser realizado? [   ] Edição de informações [   ] Exclusão de atividade 2. Em caso de edição, qual informação precisa ser editada? 3. Em caso de edição: Informação atual: Informação correta: 4. Informe os dados da atividade a ser corrigida: Data/hora de início: Data/hora de fim: Tempo despendido: Captura de tela da atividade a ser corrigida. [Escreva aqui a declaração do dirigente de que está ciente e autoriza as alterações] Anexos: Captura de tela da atividade a ser corrigida.