Gerentes de projeto e gestores: como criar, configurar e planejar um projeto.
Passo a passo: DINTEC e suas secretarias.
1. Criando o projeto
A permissão para criar projetos é exclusiva para servidores designados com o papel de "Gerente de Projeto". Para solicitar essa permissão, o usuário deverá entrar em contato com a DIPLAN.
1.1. Na página inicial do OpenProject, vá até a opção "Selecionar um projeto".
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1.2. Pesquise pelo tipo de projeto desejado e clique no resultado da busca:
As possíveis opções de pesquisa são: - Template DINTEC/AGETIC: modelo padrão de projetos. - Template DINTEC/AGETIC - Elaboração de ETP: projeto para elaboração do documento. - Template AGETIC - Renovação de Contratos: projeto para renovação contratual.
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1.3. Dentro do template, clique no ícone de "+" e selecione a opção "+ Projeto":
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2. Configurando o projeto criado
A configuração do projeto pode ser realizada pelos seguintes perfis: responsável técnico, gerente de projetos ou por um perfil da gestão, como o chefe de secretaria ou outro superior.
2.1. Descrição do projeto
2.1.1. Na página principal do projeto, terá um widget com a "DESCRIÇÃO DO PROJETO", preencha os campos necessários. Detalhes de como efetuar o preenchimento podem ser consultados aqui.
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2.2. Detalhes do projeto
2.2.1. Na página principal do projeto, terá um widget com os "DETALHES DO PROJETO". Preencha os campos necessários:
CAMPOS PARA PREENCHIMENTO
- Unidade Responsável: selecione a unidade responsável pela execução do projeto (SECLI, SERT, SEIN ou DINTEC).
- Categoria 1: selecione a subdivisão responsável pelo projeto.
- No caso da SECLI: Manutenção ou Suporte.
- No caso da SERT: CFTV, Infra, Rede ou Telefonia.
- No caso da SEIN: Time 1, Time 2, Time 3, Time 4, Time 5 ou Time de Gestão.
- No caso da DINTEC não é necessário selecionar nada nesta opção.
- Categoria 2: não é necessário preencher.
- Categoria 3: não é necessário preencher.
- Categoria 4: não é necessário preencher.
- Situação: não mudar ainda, manter como 'Em fila'.
- Feedback: por padrão é diário, em casos específicos pode ser alterado.
- Nº Processo SEI: preencha com o número do processo, se houver. Deixe em branco se não houver vínculo com processo.
- Planejamento: se o projeto estiver alinhado com o PDTIC, selecione o PDTIC correspondente. Deixe em branco se não houver vínculo.
- Planejamento/Objetivo: se o projeto estiver alinhado com o PDTIC, selecione o objetivo do PDTIC correspondente. Deixe em branco se não houver vínculo.
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2.3. Membros do projeto
2.3.1. No final da página "Visão Geral" terá um widget destinado aos membros do projeto, clique em "+ Membro" e inclua os membros necessários, como o responsável técnico, a chefia do setor, entre outros:
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2.3.2. A pesquisa deverá ser feita pelo nome de usuário, não esqueça de selecionar o cargo antes de clicar em "Adicionar":
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2.3.3. Caso haja necessidade de editar papéis ou remover membros, utilize as opções disponíveis ao final da linha na lista de membros:
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2.4. Termo de abertura do projeto
2.4.1. Na página principal do projeto, terá um widget com o "TERMO DE ABERTURA DO PROJETO", preencha os campos necessários. Detalhes de como efetuar o preenchimento podem ser consultados aqui.
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2.5. Pacotes de trabalho
2.5.1. Agora vá até a opção "Pacotes de trabalho" no menu lateral:
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2.5.2.1. Encontre os seguintes pacotes de trabalho:
- Selecionar o responsável técnico
- Selecionar outras partes interessadas
- Unidade responsável
- Categoria 01
- Planejamento (vínculo com PDTIC)
- Planejamento/Objetivo (número do objetivo do PDTIC)
- Objetivo do projeto
- [What] Escopo e Entrega do Projeto
- [Why] Justificativa do Projeto
- [Where] Onde
- [Who] Responsável e Partes Interessadas
- [When] Período de Execução
- [How Much] Custo Estimado
2.5.2.2. Efetue o seguinte procedimento para cada um dos pacotes de trabalho:
- Atribua o responsável pela conclusão.
- Insira a data de início.
- Insira a data de conclusão.
- Altere o progresso para 100%.*
* Todas as atividades mencionadas, em teoria, já foram concluídas durante o processo de configuração do projeto. Caso alguma atividade não tenha sido finalizada, independentemente do motivo específico, atribua o responsável e defina uma previsão para as datas de início e término.
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2.5.3.1. Encontre os seguintes pacotes de trabalho:
- Criar repositório ou utilizar repositório existe / Criar documentação no repositório
- Linkar o repositório e a documentação no tópico 2 da descrição do projeto
2.5.3.2. Caso a documentação deva ser realizada no Wiki Simplifica:
- Crie a página da documentação no Wiki Simplifica.
- Coloque no tópico 2 da descrição do projeto um link para a documentação.
- Para ambos pacotes de trabalho:
- Atribua o responsável pela conclusão.
- Insira a data de início.
- Insira a data de conclusão.
- Altere o progresso para 100%.
2.5.3.3. Caso o projeto tenha como objetivo a elaboração de um ETP (Estudo Técnico Preliminar):
- Crie a página da documentação.
- Coloque no tópico 2 da descrição do projeto um link para o ETP.
- Para ambos pacotes de trabalho:
- Atribua o responsável pela conclusão.
- Insira a data de início.
- Insira a data de conclusão.
- Altere o progresso para 100%.
2.5.3.4. Caso a documentação precise ser realizada em outro local em função de sua natureza específica:
- Atribua os pacotes de trabalho ao responsável técnico.
- Defina a data de início como a data corrente.
- Defina a data de conclusão como o próximo dia útil.
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2.5.4.1. Encontre os seguintes pacotes de trabalho:
- Realizar o preenchimento inicial da documentação.
- Incluir as tarefas necessárias para a entrega do projeto na fase de execução.
- Atribuir os responsáveis pelas tarefas de execução.
2.5.4.2. Efetue o seguinte procedimento para cada um dos pacotes de trabalho:
- Atribua os pacotes de trabalho ao responsável técnico.
- Defina a data de início como a data corrente.
- Defina a data de conclusão como o próximo dia útil.
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2.5.5.1. Encontre os seguintes pacotes de trabalho:
2.5.5.2. Efetue o seguinte procedimento para cada um dos pacotes de trabalho:
- Atribua os pacotes de trabalho a chefia imediata da lotação.
- Defina o prazo como 3 dias úteis, iniciando na data corrente.
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2.5.6.1. Encontre os seguintes pacotes de trabalho da fase de encerramento do projeto:
- Elaborar o relatório final
- Validar o relatório final
- Validar entrega do objeto do projeto
2.5.6.2. Faça a atribuição das tarefas:
- Elaborar o relatório final: responsável técnico.
- Validar o relatório final: chefia imediata da lotação.
- Validar entrega do objeto do projeto: chefia imediata da lotação.
2.5.6.3. Defina a data de início/conclusão das tarefas:
- Elaborar o relatório final:
- Para projetos com duração igual ou superior a 3 meses, o início deve ocorrer 1 a 2 semanas antes da tarefa de validação, com duração máxima de 10 dias úteis.
- Para projetos com duração inferior a 3 meses, a elaboração deve iniciar até 1 semana antes da tarefa de validação.
- Validar o relatório final:
- Para projetos com duração igual ou superior a 3 meses, o início deve ocorrer 1 a 2 semanas antes do prazo final, com duração máxima de 10 dias úteis.
- Para projetos com duração inferior a 3 meses, a validação deve iniciar até 1 semana antes do prazo final.
- Validar entrega do objeto do projeto:
- A data de validação deve corresponder ao prazo final do tempo estimado para execução informado no termo de abertura do projeto.
2.5.6.4. Encontre o seguinte pacote de trabalho:
- Cadastrar o cronograma da fase de encerramento.
- Atribua o responsável pela conclusão.
- Insira a data de início.
- Insira a data de conclusão.
- Altere o progresso para 100%.
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2.5.7.1. Encontre o seguinte pacote de trabalho:
- Alterar a situação do projeto para "Em Execução".
- Atribua o responsável pela tarefa.
- Insira a data de início da tarefa.
- Na "Visão Geral > Detalhes do Projeto", altere a situação do projeto para "Em Execução".
- Insira a data de conclusão da tarefa.
- Altere o progresso da tarefa para 100%.
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REPASSE O PROJETO AO RESPONSÁVEL TÉCNICO
AGUARDE ELE CONCLUIR AS TAREFAS DA FASE DE PLANEJAMENTO PARA PROSSEGUIR
Não esqueça de realizar um registro de tempo informando que o projeto já foi repassado ao responsável técnico.
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2.5.8.1. Verifique se toda a parte de documentação da fase de planejamento está conforme o esperado.
2.5.8.2. Verifique se todas as tarefas da fase de execução estão conforme o esperado.
2.5.8.3. Caso todas as verificações estejam conforme o esperado:
- Cadastre um cronograma para cada tarefa da fase de execução do projeto.
- Data de início: deverá ser a data em que o projeto foi repassado ao responsável técnico.
- Data de conclusão: deverá ser 1 dia antes do início do prazo para elaboração do relatório final.
- Encontre os seguintes pacotes de trabalho:
- Preencher o cronograma das tarefas de execução
- Validar os artefatos (detalhes, descrição, termo de abertura, tarefas e cronograma de execução)
- Em ambos pacotes de trabalho:
- Atribua o responsável pela conclusão.
- Insira a data de início.
- Insira a data de conclusão.
- Altere o progresso para 100%.
2.5.8.4. Caso algum problema seja detectado durante a verificação:
- Encontre o seguinte pacote de trabalho:
- Validar os artefatos (detalhes, descrição, termo de abertura, tarefas e cronograma de execução)
- Atribua o responsável pela conclusão.
- Ajuste o cronograma.
- Informe o responsável técnico sobre as pendências existentes.
- Aguarde o responsável técnico realizar as alterações e realize o processo de validação novamente.
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Agora o projeto está criado, configurado e planejado. Pronto para a execução.
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Passo a passo: UAP-CONT.