Acompanhamento por painéis

Procedimento para DINTEC e suas secretarias

O acompanhamento dos projetos pode ser realizado através da Central de Projetos, utilizando painéis de visualização. Para acessar, é necessário realizar a autenticação com o passaporte UFMS.

Ao clicar no menu lateral, este se expandirá, exibindo as opções disponíveis. Duas dessas opções são particularmente úteis no cotidiano:

• Meus projetos: exibe apenas os projetos em que você está designado como responsável técnico.
• Projetos da minha unidade: exibe todos os projetos da sua lotação e permite a visualização de projetos de lotações hierarquicamente inferiores.

 

Filtros de visualização

Os painéis dispõem de filtros muito úteis:

Ao clicar em um projeto do painel, você será direcionado a área de pacotes de trabalho desse determinado projeto.

• Os painéis dispõem de filtros muito úteis:

  • Nome do Projeto: permite selecionar um ou mais projetos e realizar uma pesquisa pelo nome.
  • Situação: permite filtrar os projetos por uma ou mais situações, como:
    • Em Fila
    • Em Execução
    • Agendado
    • Suspenso
    • Cancelado
    • Encerrado
  • Responsáveis: permite filtrar projetos com um ou mais responsáveis técnicos específicos.
  • Categoria: permite filtrar por subdivisões das lotações, como:
    • No caso da SECLI:
      • Manutenção
      • Suporte
    • No caso da SERT:
      • Infra
      • CFTV
      • Rede
      • Telefonia
    • No caso da SEIN:
      • Time 1
      • Time 2
      • Time 3
      • Time 4
      • Time 5
      • Time de Gestão
  • Unidade responsável: permite filtrar projetos da sua lotação e das lotações hierarquicamente inferiores.
  • Projetos com pendências: permite visualizar projetos que necessitam de auxílio, tratamento, intervenção ou correção.

Sobre os projetos com pendência

Os projetos marcados com pendência visam alertar a chefia imediata sobre a necessidade de auxílio, intervenção ou tratamento. Isso pode ocorrer devido à ausência de informações, pendências reais ou correções necessárias.

Para entender sobre determinadas situações de pendência, vamos relembrar condições específicas de registro de tempo citadas no guia de gerenciamento dos pacotes de trabalho:

Sobre o registro de tempo O registro de tempo é normalmente realizado, no mínimo, de forma diária, mas existem exceções conforme a avaliação do cenário. Se em algum dia houve ausência no projeto devido à priorização de outras demandas, essa ausência deverá ser registrada na tarefa em andamento, com uma carga horária de 0,01h, especificando que houve priorização de outra demanda e qual demanda foi priorizada. Caso atividades para diferentes tarefas do projeto tenham sido realizadas em um mesmo dia, cada tarefa deverá ter seu registro de tempo individual. Sempre que o projeto for encaminhado para algum tipo de validação ou autorização, essa informação deve ser registrada no último registro de tempo, com o máximo de detalhes possíveis, especificando qual artefato foi repassado e para quem. A partir do momento do repasse, a atualização diária do projeto não será mais necessária, sendo retomada apenas quando o projeto retornar ao responsável técnico. Se o projeto estiver parado devido a pendências de outros times, setores ou qualquer pessoa que não seja o responsável técnico do projeto, essa situação deve ser detalhada no último registro de tempo, especificando qual é a pendência, para quem foi repassada e, se houver, qual o prazo de resposta. Uma vez registrado isso, não será necessário realizar registros diariamente; a próxima atualização deve ocorrer, no máximo, na data do prazo informado, com atualizações sobre a pendência. Se uma demanda externa (priorização de demanda) tiver uma previsão superior a uma semana, deve-se informar a chefia imediata para avaliar a possibilidade de pausar o projeto e realizar o agendamento.

Casos que necessitam de correção:

• Tarefas atrasadas, estas requerem ajustes no cronograma.
• Quando um projeto não possui registro de tempo conforme a frequência mínima de feedback exigida e não há justificativa para a ausência desse registro, logo, é necessário executar correções. Lembrando que, mesmo que não tenha havido atividades relacionadas ao projeto durante o dia devido à priorização de outras demandas, é obrigatório registrar essa priorização, detalhando quais foram essas demandas externas e, caso a demanda externa tenha uma previsão superior a uma semana, a chefia imediata deve ser informada para avaliar a possibilidade de agendamento do projeto.
  
  

Casos que o projeto DEVE ficar com o status de pendência até a resolução da pendência:

• Situações que impedem o progresso do projeto sem uma resposta de terceiros, aguardando validação ou janelas específicas de execução, entre outras. Por exemplo:
  
  • Será necessário solicitar uma VM para dar continuidade ao projeto. Até que o chamado seja atendido, o responsável técnico não precisa atualizar o projeto diariamente. No entanto, na data em que realizar a solicitação, ele deve registrar em seu último registro de tempo que a continuação do projeto depende da VM, e que a solicitação foi efetuada através do chamado XXXXXXXX.
  • O relatório final foi produzido e falta apenas a validação da chefia imediata. Até que a validação seja realizada, o responsável técnico não precisa atualizar o projeto diariamente. Contudo, na data em que enviar o relatório final para a validação da chefia imediata, ele deve registrar em seu último registro de tempo que realizou o envio do relatório final e está aguardando a aprovação.
  • O projeto precisa aguardar uma data específica ou uma janela de execução. Até a retomada do projeto, o responsável técnico não precisa atualizá-lo diariamente. No entanto, na data em que essa necessidade foi identificada, ele deve registrar em seu último registro de tempo que o projeto precisa aguardar uma janela específica, bem como o motivo dessa espera. Caso haja uma previsão, essa também deve ser descrita.

Procedimento para a UAP-CONT