Responsável técnico: planejamento, execução e encerramento do projeto.

Antes de iniciar a leitura de cada fase, é essencial compreender que o "status" dos pacotes de trabalho não possui relevância no modelo em que o sistema é utilizado. O monitoramento das tarefas é realizado com base no percentual de progresso:
- Para sinalizar o início de um pacote de trabalho, altere o percentual para no mínimo 1%.
- Para marcar a conclusão de um pacote de trabalho, ajuste o percentual para 100%.
- Ao inserir um registro de tempo em um pacote de trabalho, infere-se que sua execução já teve algum progresso. Por esse motivo, é imperativo que o responsável pela tarefa atualize a barra de progresso, ajustando-a para, no mínimo, 1% para tarefas em execução, ou 100% para tarefas finalizadas, a fim de evitar qualquer inconsistência nas informações.

Fase de planejamento

Tarefas referente a documentação

1. Criar repositório ou utilizar repositório existe / Criar documentação no repositório
Caso já exista um repositório para o serviço, ele pode ser reutilizado
Caso a natureza da documentação esteja vinculada ao WikiSimplifica ou o projeto esteja relacionado à elaboração de um ETP, esta tarefa já estará concluída, não sendo necessária qualquer ação por parte do responsável técnico.
Em outras situações, o responsável técnico deverá criar o repositório e/ou a documentação.

2. Linkar o repositório e a documentação no tópico 2 da descrição do projeto
Se a documentação for relacionada ao WikiSimplifica ou à elaboração de um ETP, esta tarefa já estará concluída, dispensando ações do responsável técnico.
Em outros casos, o responsável técnico deverá disponibilizar o link do conteúdo no tópico 2 da descrição do projeto.
Caso seja apenas um arquivo ou página, insira o link direto. Para vários itens, vincule o repositório completo.

3. Realizar o preenchimento inicial da documentação
Durante o planejamento, é essencial que a documentação seja inicialmente preenchida para fornecer contexto. Não é necessário completá-la inteiramente, basta preenchê-la até o ponto em que as informações estiverem disponíveis. Após essa etapa, a tarefa será considerada concluída.

Tarefas referente ao planejamento da execução

Incluir as tarefas necessárias para a entrega do projeto na fase de execução

Não é necessário cadastrar todas as tarefas de execução de forma imediata; entretanto, é imprescindível registrar, no mínimo, até onde os passos da execução forem previsíveis. Caso não haja clareza sobre todas as etapas necessárias, após registrar tudo o que for possível prever, insira uma tarefa destinada à pesquisa e estudo ou algo equivalente. Assim, durante a fase de planejamento, o procedimento deve contemplar apenas o que for previsível no momento. Com esse preenchimento inicial, a tarefa referente à fase de planejamento será considerada concluída. Posteriormente, durante a fase de execução, as novas tarefas deverão ser adicionadas e ordenadas à medida que surgirem.

1. Clique no ID do pacote de trabalho "Execução (sempre documentar a cada tarefa concluída)":

2. Clique na opção "RELAÇÕES":

3. No tópico "FILHOS", descreva as duas primeiras tarefas para a execução do projeto, alterando as informações no campo "Assunto". Basta clicar no campo para habilitar a edição. Para entender o conceito do campo assunto, consulte este guia.

4. Para criar mais tarefas, clique em "+ Criar novo filho":

5. Clique no campo "Assunto" da nova tarefa criada, descreva o assunto desejado e pressione enter. Repita este passo para cada tarefa necessária na fase de execução.

6. Para cancelar a criação de uma tarefa, clique no "X":

7. Para retornar à visão geral dos pacotes de trabalho, clique em "Cronograma":

Atribuir os responsáveis pelas tarefas de execução
Atribua todas as tarefas da fase de execução do projeto aos respectivos responsáveis. Cada tarefa poderá ter, no máximo, um responsável. Caso o projeto tenha mais de um responsável técnico e ambos precisem executar a mesma tarefa, divida a tarefa principal em subtarefas, atribuindo a cada responsável técnico uma subtarefa específica. Para criar subtarefas, clique no ID da tarefa principal, acesse a opção 'relações' e, no tópico 'filhos', clique em '+ criar novo filho', insira o título da subtarefa e pressione enter. Repita o procedimento até que todas as subtarefas necessárias sejam inseridas.

Após criar as subtarefas, não se esqueça de atribuir um cronograma e um responsável para cada uma delas.

Fase de execução

Se ocorrerem imprevistos que atrasem o início ou conclusão planejada de uma tarefa, o responsável técnico pelo projeto NÃO DEVERÁ ALTERAR O CRONOGRAMA, a alteração do prazo é realizada pelo gerente de projeto em consulta a chefia imediata do setor ou diretamente pela chefia imediata.

O procedimento para qualquer pacote de trabalho da fase de execução é o mesmo:

Caso ainda não esteja atribuído, atribuir-se a tarefa.
Alterar o progresso para, no mínimo, 1% (o que sinaliza o início da tarefa).
Realizar as atividades necessárias para concluir a tarefa.
Realizar o registro de tempo das atividades realizadas.
1. Caso ocorram atividades relacionadas a mais de uma tarefa, cada tarefa deverá ter seu registro de tempo individualmente.
2. O registro de tempo é normalmente realizado, no mínimo, de forma diária, mas existem exceções conforme a avaliação do cenário.
3. O registro de tempo NÃO deve ser genérico, mediante uma frase concisa deve dar o entendimento do que realmente está ocorrendo no projeto.
  Sempre que houver evidências inclua no registro, como código de chamados ou processos.
  Caso se trate de algo complexo e a limitação de 255 caracteres atrapalhe o registro, inserir os dados nos "Detalhes da Atividade" e informar no registro de tempo que os dados do dia estão disponíveis dos detalhes da tarefa ID XXXX. Nesse campo de detalhes é possível inserir tabelas e imagens. Exemplo:
4. Caso, em determinado dia, não seja possível dar andamento ao projeto devido à priorização de outras demandas, insira um registro com essa informação no comentário e com tempo de "0,01".
  Atenção! O comentário deve especificar qual a demanda com evidências, como número de chamado ou processo. Na ausência de evidências especificar quem solicitou a priorização.
5. Sempre que o projeto for encaminhado para algum tipo de validação ou autorização, essa informação deve ser registrada no último registro de tempo, com o máximo de detalhes possíveis, especificando qual artefato foi repassado, para quem e qual o prazo de resposta.
  A partir do momento do repasse, a atualização diária do projeto não será mais necessária, sendo retomada apenas quando o projeto retornar ao responsável técnico ou se o prazo de resposta expirar.
6. Se o projeto estiver parado devido a pendências de outros times, setores ou qualquer pessoa que não seja o responsável técnico do projeto, essa situação deve ser detalhada no último registro de tempo, especificando qual é a pendência, para quem foi repassada e, se houver, qual o prazo de resposta. Uma vez registrado isso, a atualização diária do projeto não será mais necessária, sendo retomada apenas quando a pendência for resolvida técnico ou se o prazo de resposta expirar.
Ao concluir a tarefa, alterar o progresso para 100% (o que sinaliza a conclusão da tarefa).
Atualizar a documentação do projeto com as atividades realizadas.
Reforçando que a atualização da documentação deverá ser feita, no mínimo, após a conclusão de cada pacote de trabalho da fase de execução.

Como realizar o registro de tempo

Posicione o cursor sobre a linha da tarefa na qual se deseja realizar o registro de tempo. Um ícone de "três pontos" aparecerá no final da linha; clique nele:

Insira o tempo gasto em formato decimal e adicione um comentário com detalhes claros sobre o que foi realizado. Caso seja um registro de priorização de demanda, insira o tempo como 0,01h, descreva o motivo e a demanda priorizada. Em seguida, clique em "Salvar".

Como editar ou excluir um registro de tempo

Caso esteja na tela dos pacotes de trabalho, clique na seta ao lado do título "Pacotes de trabalho":

Selecione a opção "Tempos e custos":

Configure os filtros de pesquisa exatamente como mostrado na imagem, mantendo apenas o filtro de 'Projeto'. Todos os outros filtros devem ser ajustados conforme exibido:

Encontre o registro que deseja editar ou excluir. No final da linha de cada registro de tempo, há dois ícones: clique no ícone de lápis para editar e no ícone de lixeira para excluir o registro:

Fase de encerramento

Na fase de encerramento, o responsável técnico geralmente tem sob sua responsabilidade apenas um pacote de trabalho: "Elaborar o relatório final".
Para finalizar essa tarefa, é necessário aperfeiçoar a documentação desenvolvida desde o início do projeto, implementando as correções e os ajustes necessários. No caso de documentações no WikiSimplifica, é também necessário preencher as avaliações e perspectivas relativas ao projeto.

Você encontrará mais informações sobre a documentação do projeto aqui.